Actions et Missions

Les Archives de Montpellier s’enrichissent en permanence de documents de sources multiples même si l’essentiel provient des administrations municipales et métropolitaines. La nature des documents, publique ou privée, détermine leur mode de collecte.  

La collecte des archives publiques 

Les Archives de Montpellier collectent les archives produites par les services de la Ville de Montpellier, Montpellier Méditerranée Métropole et les structures intercommunales antérieures, le centre communal d’action sociale (CCAS), ainsi que d’autres organismes satellites. 

La première étape consiste à identifier et évaluer les documents produits. Les archivistes interviennent en amont auprès des services : ils mènent des audits, sensibilisent les services à la gestion documentaire et à la connaissance des délais de conservation. Ils les forment également à l’archivage des documents papier comme des données numériques qui, à l’heure de la dématérialisation, constitue un enjeu majeur. Puis, services et archivistes sélectionnent les documents à conserver dans l'intérêt public : ceux qui justifient les droits des individus ou de l'administration (fonction de preuve), ceux qui sont nécessaires au bon fonctionnement de l'administration (fonction administrative) et ceux qui permettent de documenter l'histoire locale (fonction historique et patrimoniale). Ces documents sont ensuite versés aux Archives pour y être conservés de façon pérenne. A cette occasion, un bordereau de versement est rédigé pour signifier ce qui est transmis aux Archives. Les autres documents (environ 80 %) font l’objet d’un bordereau d’élimination et sont détruits selon une procédure réglementaire qui respecte leur confidentialité. 
Les Archives s'accroissent annuellement de près de 200 ml d’archives publiques. 

La collecte des archives privées 

Les Archives de Montpellier collectent également des documents d’origine privée. Ils enrichissent et donnent de la chair au témoignage des archives publiques produites et reçues par les administrations. Cette collecte se fait le plus souvent sous forme de don, d’achat ou de dépôt. On parle alors d’entrée par voie extraordinaire. Ces archives privées proviennent de particuliers, d’associations, d’entreprises, de cabinets d’architecte, d’hommes politiques... Des collectes sont parfois lancées sur des thèmes particuliers, ainsi en 2016 sur les femmes de Montpellier ou en 2023, sur le sport.

La mise en ordre des documents et la rédaction d’inventaires sont les étapes indispensables pour la connaissance des fonds d’archives. Le classement consiste en la mise en ordre intellectuelle et matérielle des documents. Une fois ordonnés, les documents sont conditionnés, cotés et font l’objet d’une description. Le principe de base est le “respect des fonds”. L’ensemble des informations est reporté dans un instrument de recherche et indexé. Les documents sont enfin rangés dans les magasins de conservation. C’est donc le classement et les instruments de recherche qui permettent de retrouver facilement les documents. Les inventaires sont consultables dans la base de données en ligne.

La conservation des documents est un enjeu fondamental pour permettre leur communication aux générations futures. C’est toute une chaine d’actions qui doit s’adapter à la fragilité et à la variété des supports. Les Archives de Montpellier conservent en effet des parchemins et sceaux médiévaux, des photographies, du papier bien sûr, mais aussi des supports magnétiques ou numériques. 

Garants de la protection des documents, les archivistes les dépoussièrent avant de les conditionner dans des boîtes et autres protections adaptées aux formats et matériaux. Ces conditionnements protègent les archives de la lumière, de la poussière et de la manipulation humaine. Les documents sont ensuite rangés dans des magasins de conservation où la température et l’hygrométrie sont particulièrement surveillées. 

Lorsque la prévention a échoué, la restauration permet parfois de réparer. Aux Archives de Montpellier nous menons des opérations de petite restauration de documents. L’objectif est souvent de nettoyer et consolider des documents très fragilisés. Pour des interventions de plus grande ampleur nous faisons appel à des ateliers spécialisés. Les opérations de restauration sont accompagnées de numérisation afin de réaliser une copie du document original. 

A la charnière entre la conservation et la communication, la numérisation permet de préserver les documents originaux tout en diffusant largement leur version numérique. Depuis 2017, l’atelier de numérisation patrimoniale des Archives de Montpellier a numérisé quelque 387 900 documents désormais en ligne. 

“Les archives, publiques comme privées, ont vocation à être communiquées tôt au tard au public. C'est cette communication qui justifie la conservation des archives dans l’intérêt public.”  

Abrégé d’archivistique. 

Les Archives de Montpellier sont un service ouvert à tous. Comme tout service d’archives, elles accueillent des publics variés : citoyens en quête de preuves, chercheurs amateurs ou confirmés, généalogistes, notaires, journalistes... ou grand public manifestant un goût pour l’Histoire.  

La consultation des documents originaux est gratuite et se fait sur place, dans la salle de lecture des Archives située au sein de la Médiathèque Emile-Zola. De nombreuses recherches peuvent se faire à distance grâce aux inventaires et archives en ligne. La base de données met à votre disposition 1072 inventaires, 388 900 images numérisées à consulter gratuitement.

Tout au long de l’année, les Archives de Montpellier valorisent leurs fonds par des publications, des expositions, des visites, des conférences et des ateliers pédagogiques.  

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